Privacyverklaring

Veron Administratiekantoor

Versie 2.0  ·  september 2026
Deze versie vervangt de privacyverklaring van 9 september 2018.

Veron Administratiekantoor verwerkt persoonsgegevens van klanten, van de mensen over wie onze klanten ons gegevens toevertrouwen en van bezoekers van onze website. In deze verklaring leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Inhoud

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

2. Wanneer verwerken wij uw gegevens?

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4. Bijzondere persoonsgegevens, BSN en gegevens van minderjarigen

5. Doeleinden en grondslagen

6. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

8. Delen van persoonsgegevens met anderen

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

10. Cookies en vergelijkbare technieken

11. Beveiliging

12. Datalekken

13. Uw rechten

14. Klachten

15. Wijzigingen

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Veron Administratiekantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Vestiging Biddinghuizen (hoofdvestiging)	Vestiging Amsterdam
Plein 5, 8256 AZ Biddinghuizen Telefoon 0321 330 120	Willemsparkweg 84H, 1071 HL Amsterdam Telefoon 020 820 2332

E-mail: info@veronadministratiekantoor.nl

Website: https://veronadministratiekantoor.nl

KvK-nummer: 76696146

Wij zijn aangesloten bij de NOAB en het Register Belastingadviseurs (RB) en zijn gebonden aan de gedrags- en beroepsregels van die organisaties, waaronder een geheimhoudingsplicht.

Voor vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van uw persoonsgegevens of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@veronadministratiekantoor.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een kantoor van onze omvang niet verplicht.

2. Wanneer verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u:

• klant bij ons bent of namens een klant contact met ons heeft, bijvoorbeeld als bestuurder, medewerker, aandeelhouder of UBO van een klant;
• onze website bezoekt;
• het contactformulier of de prijsindicatie- en intaketool op onze website invult;
• ons belt of e-mailt;
• solliciteert of anderszins contact met ons opneemt.

Een groot deel van de gegevens die wij verwerken, ontvangen wij van onze klanten en betreft andere personen dan de klant zelf: werknemers voor wie wij de salarisadministratie voeren, partners en kinderen bij een aangifte inkomstenbelasting, en debiteuren en crediteuren in een boekhouding. Ook op die gegevens is deze verklaring van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1  Klanten en contactpersonen

• Voor- en achternaam, aanhef en geboortedatum
• Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres
• Bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw-identificatienummer, rechtsvorm en functie
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Financiële en administratieve gegevens, waaronder boekhouding, jaarrekeningen, aangiftegegevens en correspondentie met de Belastingdienst
• Urenregistratie, offertes, opdrachtbevestigingen en facturen
• Kopie van een identiteitsbewijs en Burgerservicenummer (zie hoofdstuk 4)

3.2  Werknemers van klanten (salarisadministratie)

• NAW-gegevens, geboortedatum, Burgerservicenummer en kopie identiteitsbewijs
• Loon- en arbeidsvoorwaardengegevens, contracturen, verlof en verzuimdata zonder medische gegevens
• Bankrekeningnummer en gegevens over loonheffingskorting en pensioen

3.3  Bezoekers van de website

• IP-adres, browsertype, apparaat- en besturingssysteemgegevens
• Bezochte pagina’s, klikgedrag, herkomstbron (bijvoorbeeld via welke advertentie of zoekopdracht u binnenkwam) en bezoekduur
• Gegevens die via cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld (zie hoofdstuk 10)

3.4  Het contact-, prijsindicatie- en intakeformulier

Onze website bevat een gecombineerd formulier waarmee u een prijsindicatie kunt opvragen en direct contact met ons kunt opnemen. Daarbij verwerken wij:

• uw voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer;
• of u zich meldt als particulier of als bedrijf;
• het KvK-nummer of de KvK-nummers van de onderneming(en) waarvoor u de aanvraag doet;
• de diensten die u selecteert en uw antwoorden op de vragen daarover, zoals het aantal inkoop- en verkoopfacturen per maand, de frequentie van uw administratie, het aantal werknemers en de gewenste aangiften;
• de prijsindicatie die op basis van die antwoorden wordt berekend.

Wat er daarna met die gegevens gebeurt, is belangrijk om te weten.

• Aanvulling via het Handelsregister. Als u een KvK-nummer invult, halen wij op basis van dat nummer de bedrijfsnaam en het vestigingsadres op bij de Kamer van Koophandel, zodat u die niet zelf hoeft over te typen. Wij bevragen daarbij uitsluitend het openbare Handelsregister met het door u opgegeven nummer.
• Automatische vastlegging in ons kantoorsysteem. Uw aanvraag wordt automatisch aangemaakt in ons CRM- en projectsysteem Simplicate: u wordt als contactpersoon vastgelegd, de onderneming(en) worden als relatie met de status “lead” aangemaakt en aan u gekoppeld, en de prijsindicatie wordt vastgelegd als verkoopkans met de door u gekozen diensten en bedragen. Dit gebeurt ook als u daarna besluit géén klant te worden; in hoofdstuk 7 staat hoe lang wij die gegevens dan bewaren.
• E-mailbevestiging. Uw aanvraag wordt per e-mail naar ons kantoor gestuurd en u ontvangt zelf een bevestiging per e-mail.
• Spambeveiliging. Het formulier is beveiligd met Google reCAPTCHA; zie hoofdstuk 10.

4. Bijzondere persoonsgegevens, BSN en gegevens van minderjarigen

Burgerservicenummer en identiteitsbewijs. Voor het verzorgen van belastingaangiften en de salarisadministratie verwerken wij Burgerservicenummers. Dat mogen en moeten wij op grond van de fiscale wetgeving, onder meer de Wet op de loonbelasting 1964 en de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Daarnaast zijn wij als administratiekantoor verplicht onze klanten te identificeren op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Daarvoor leggen wij een kopie of scan van een identiteitsbewijs vast, samen met het type document en het documentnummer. Wij vragen u de pasfoto en het BSN op een kopie af te schermen wanneer dat wettelijk is toegestaan; voor de loonadministratie is het BSN wél verplicht.

Wwft-onderzoek. In het kader van de Wwft doen wij cliëntenonderzoek, stellen wij vast wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) zijn, controleren wij of iemand een politiek prominent persoon (PEP) is en houden wij transacties tegen het licht. Als wij een ongebruikelijke transactie signaleren, zijn wij wettelijk verplicht daarvan melding te doen bij de Financial Intelligence Unit Nederland. De wet verbiedt ons u over zo’n melding te informeren.

Overige bijzondere gegevens. Verder verwerken wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur. Komt zo’n gegeven toch onvermijdelijk voor in de administratie die wij van u ontvangen — bijvoorbeeld een ziekmelding of een gift aan een kerkelijke instelling in de aangifte inkomstenbelasting — dan verwerken wij dat uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de opdracht en op grond van uw uitdrukkelijke toestemming of een wettelijke verplichting.

Minderjarigen. Onze website en dienstverlening zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken wel gegevens van minderjarigen wanneer dat voor een opdracht nodig is, bijvoorbeeld kinderen in een aangifte inkomstenbelasting of een minderjarige werknemer in de salarisadministratie; die gegevens ontvangen wij van de ouder, wettelijk vertegenwoordiger of werkgever. Denkt u dat wij zonder geldige grondslag gegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact op via info@veronadministratiekantoor.nl.

5. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen en steeds op basis van een van de wettelijke grondslagen uit de AVG.

Doel	Grondslag
Uitvoering van de opdracht: boekhouding, jaarrekening, belastingaangiften, salarisadministratie en advies	Uitvoering van de overeenkomst
Verwerken van uw aanvraag via het contact- of prijsindicatieformulier en het uitbrengen van een offerte	Op uw verzoek genomen maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst
Verwerken van gegevens van werknemers, partners, kinderen, debiteuren en crediteuren van onze klanten	Gerechtvaardigd belang van onze klant bij het uitbesteden van zijn administratie, en wettelijke verplichtingen van die klant
Contact met u onderhouden per telefoon, e-mail of post	Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
Facturatie, urenregistratie en debiteurenbeheer	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting
Identificatie, cliëntenonderzoek, UBO-vaststelling en het melden van ongebruikelijke transacties	Wettelijke verplichting (Wwft)
Voldoen aan de fiscale bewaarplicht en aan informatieverzoeken van de Belastingdienst	Wettelijke verplichting
Kwaliteitsbewaking, interne controle en verplichte toetsing door NOAB of RB	Gerechtvaardigd belang en beroepsmatige verplichting
Beveiliging van onze website en het weren van spam en misbruik	Gerechtvaardigd belang
Analyse en verbetering van onze website	Toestemming, via de cookiebanner
Advertenties tonen en het rendement daarvan meten, waaronder remarketing	Toestemming, via de cookiebanner
Verzenden van een nieuwsbrief	Toestemming
Behandelen van klachten en het afhandelen van geschillen	Gerechtvaardigd belang

6. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De prijsindicatietool op onze website berekent automatisch een indicatiebedrag op basis van uw antwoorden. Dit is uitdrukkelijk een indicatie en geen aanbod: er wordt geen besluit genomen dat rechtsgevolgen voor u heeft of u in aanmerkelijke mate treft. Elke offerte wordt door een medewerker beoordeeld voordat die wordt uitgebracht.

Voor het overige nemen wij geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen, en wij stellen op basis van uw websitebezoek geen individuele profielen op anders dan de advertentiedoelgroepen die in hoofdstuk 10 zijn beschreven en waarvoor u toestemming geeft.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.

Gegevens	Bewaartermijn
Klantadministratie, dossiers, jaarrekeningen en aangiften	7 jaar na het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben (fiscale bewaarplicht)
Gegevens over onroerende zaken	10 jaar, in verband met de btw-herzieningstermijn
Salarisadministratie en loonbelastingverklaringen	5 jaar na het einde van het dienstverband, binnen de bredere termijn van 7 jaar voor de administratie
Identificatiegegevens en Wwft-cliëntenonderzoek	5 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de transactie (Wwft)
Facturen en overige financiële administratie	7 jaar
Contactformulier: het e-mailbericht in onze mailbox	maximaal 12 maanden
Aanvragen via de prijsindicatietool die niet tot een opdracht leiden (leads in Simplicate)	maximaal 24 maanden na het laatste contact
Gegevens van sollicitanten	4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar met uw toestemming
Nieuwsbriefgegevens	tot het moment van uitschrijving
Technische websitegegevens en cookies	maximaal 26 maanden; per cookie kan de termijn korter zijn, zie het cookiebeleid

8. Delen van persoonsgegevens met anderen

Wij verkopen uw gegevens nooit en verstrekken ze alleen aan anderen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, wanneer een wettelijke verplichting dat voorschrijft of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Verwerkers die in onze opdracht gegevens verwerken

• Simplicate B.V. — ons CRM-, project-, uren- en facturatiesysteem. Hierin staan relatie- en contactgegevens, opdrachten, urenregistratie en facturen, en hierin worden ook de aanvragen uit de website-formulieren automatisch aangemaakt. Gegevens worden binnen de Europese Unie opgeslagen.
• DirectAdmin — hosting van onze website en van de e-mail die daarop binnenkomt.
• Snelstart en Nextens — software voor het voeren van de boekhouding en het opstellen en indienen van aangiften.
• Loon en/of Loket — software voor de salarisadministratie en de loonaangiften.
• Basecone — verwerking van inkoopfacturen en bonnen.
• Google Ireland Limited — reCAPTCHA voor spambeveiliging van onze formulieren, en, voor zover u daarvoor toestemming geeft, Google Analytics en Google Ads voor websitestatistieken en advertenties.

Andere ontvangers, op grond van een wettelijke verplichting of de opdracht

• de Belastingdienst, in het kader van aangiften en informatieverzoeken;
• de Kamer van Koophandel, bij deponering van jaarrekeningen en bij UBO-registratie;
• de Financial Intelligence Unit Nederland, bij een melding op grond van de Wwft;
• pensioenuitvoerders, arbodiensten, verzekeraars en het UWV, voor zover dat voor de salarisadministratie nodig is;
• banken, notarissen, advocaten of andere adviseurs, uitsluitend in overleg met u;
• NOAB en het Register Belastingadviseurs, in het kader van de verplichte kwaliteitstoetsing van ons kantoor;
• onze eigen accountant, juridisch adviseur of incassopartij, wanneer dat noodzakelijk is.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen bewust voor leveranciers die gegevens binnen de EER opslaan. Bij het gebruik van Google-diensten — reCAPTCHA en, na uw toestemming, Google Analytics en Google Ads — kunnen gegevens zoals uw IP-adres worden doorgegeven aan Google LLC in de Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework en hanteert daarnaast de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Voor het overige geven wij geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EER.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Bij uw eerste bezoek toont onze website een cookiemelding waarin u per categorie een keuze maakt. Zonder uw toestemming plaatsen wij uitsluitend noodzakelijke en functionele cookies.

Noodzakelijke en functionele cookies. Deze zijn nodig om de website te laten werken en om uw cookievoorkeur te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist. Hieronder valt ook de beveiliging van onze formulieren met Google reCAPTCHA: daarbij verwerkt Google uw IP-adres en gegevens over uw gedrag op de pagina om te bepalen of u een mens of een geautomatiseerd script bent. Op deze verwerking zijn het privacybeleid en de servicevoorwaarden van Google van toepassing.

Analytische cookies. Hiermee meten wij hoe onze website wordt gebruikt, zodat wij hem kunnen verbeteren. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics 4. Deze cookies plaatsen wij alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Marketing- en advertentiecookies. Wij adverteren via Google Ads. Met deze cookies meten wij welke advertentie tot een aanvraag heeft geleid en kunnen wij u op andere websites opnieuw een advertentie tonen (remarketing). Ook deze cookies plaatsen wij uitsluitend na uw toestemming.

U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website, en u kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Een volledig overzicht van de cookies die wij plaatsen, met hun functie en bewaartermijn, staat in ons cookiebeleid op https://veronadministratiekantoor.nl/cookie-beleid/.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daaronder vallen onder meer een beveiligde verbinding (TLS) op onze website en in ons klantportaal, tweefactorauthenticatie op de systemen die dat ondersteunen, toegang tot dossiers uitsluitend voor medewerkers die die toegang voor hun werk nodig hebben, versleutelde back-ups, een geheimhoudingsplicht voor al onze medewerkers en verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers.

Wij versturen documenten met gevoelige gegevens bij voorkeur via een beveiligde omgeving en niet als bijlage bij een gewone e-mail. Heeft u het vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan direct contact met ons op via info@veronadministratiekantoor.nl.

12. Datalekken

Als zich ondanks onze maatregelen een inbreuk op de beveiliging voordoet, leggen wij die vast in ons datalekregister en melden wij die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat voorschrijft. Levert het lek waarschijnlijk een hoog risico voor u op, dan informeren wij u ook zelf.

13. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of aan te vullen;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere partij (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Stuur uw verzoek naar info@veronadministratiekantoor.nl. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij reageren binnen één maand; bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten.

Uw rechten zijn niet onbeperkt. Op gegevens die wij op grond van de fiscale bewaarplicht of de Wwft moeten bewaren, kunnen wij een verzoek tot verwijdering niet honoreren zolang die bewaartermijn loopt. Verwerken wij uw gegevens in opdracht van een klant — bijvoorbeeld omdat u werknemer bent van een bedrijf waarvan wij de salarisadministratie voeren — dan kunt u uw verzoek het beste indienen bij die werkgever of opdrachtgever; wij verwijzen u dan naar hen door en werken vanzelfsprekend mee.

14. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@veronadministratiekantoor.nl, zodat wij het samen kunnen oplossen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten of systemen in gebruik nemen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Deze versie is van september 2026.